Renseignements

Vous seront demandés :

• Votre raison sociale (nom du stand)
• Le prénom et le nom de la personne responsable du stand
• Son numéro de téléphone
• Le site internet, réseau social ou portfolio principal du stand
• Des liens complémentaires (site internet, réseaux sociaux ou portfolio…)
• Les thématiques principales
  • BL/MM/gay
  • GL/FF/lesbienne
  • Autres représentations LGBTQIA+
  • Bara
  • Manga
  • Romans
  • Bandes dessinées/Comics
  • Goodies (tirages, badges, porte-clés…)
  • Productions originales
  • Jeux vidéo
  • Bijoux
  • Cosplay
  • Fanart/Fanzines
  • Jeux/Loteries/Concours/Tombola
  • Pornographie/Hardcore
  • Érotisme
• Un lien URL vers le scan de la pièce d’identité de la personne responsable (recto-verso pour la carte d’identité)
• Un lien URL vers un visuel (logo représentant votre stand) en 150 x 150 pixels, noir et blanc ou en couleurs, au format .jpeg ou .png.

Informations

1) Conditions de participation

Les stands sont totalement gratuits.

Peuvent s’inscrire comme stand toute personne dont la production est en accord avec le thème : artistes indépendant·e·s, auteur·rice·s autoédité·e·s ou non, éditeur·rice·s professionnel·le·s, acteur·rice·s du milieu culturel LGBTQIA+…
La responsabilité de la vente des produits revient au ou à la responsable du stand désigné·e sur ce formulaire. Y/Books étant un événement virtuel réservé aux personnes majeures, le ou la responsable de stand ainsi que toutes les personnes affiliées audit stand doivent être majeures au moment de l’événement.

Le stand devra proposer essentiellement des produits en lien avec le thème de l’événement (littérature LGBTQIA+). Un contrôle sera fait lors des inscriptions ainsi que durant la convention.

Il est formellement interdit à tout stand de faire de la revente de produits d’un éditeur qui tiendrait personnellement un stand au sein de l’événement (romans, mangas, BD, produits dérivés, etc.), tout comme il est interdit de faire de la revente de produits qui ne soient pas la propriété du stand.

La contrefaçon est interdite lors de Y/Books.
Les contrevenant·e·s s’exposent à des poursuites judiciaires et au bannissement de l’événement. Merci de lire le règlement complet qui sera proposé à la fin du Google Form d’inscription.

Pour toute question, veuillez contacter les responsables exposant·e·s : y.books.yby [@] gmail [.] com.

2) Inscription

L’inscription se fait uniquement via formulaire, à partir du 22 mai 2020 à 11 h. Les inscriptions se clôtureront le 5 juin 2020 à minuit.
L’envoi de votre formulaire vaudra signature du règlement qui y sera présenté.
Une photocopie de la pièce d’identité du ou de la responsable du stand doit être fournie lors de l’inscription.

3) Déroulé des inscriptions

Nous vous inviterons à nous fournir les liens URL vers les scans de vos pièces à joindre :
– pièce d’identité (recto-verso sur le même fichier) ;
– votre logo au format .jpeg ou .png en 150 x 150 pixels, en couleur ou en noir et blanc.
Si vous ne fournissez pas ces liens URL dans le formulaire, votre inscription sera mise en attente et vous perdrez votre placement dans les inscriptions.

Bien que cet événement soit virtuel, nous nous réservons le droit de limiter le nombre d’inscriptions pour la bonne gestion de l’événement.

Le cas échéant, dans le but de promouvoir une certaine diversité dans les contenus proposés par les stands, nous effectuerons une sélection sur un pourcentage des inscriptions selon les conditions suivantes :
– les 75 % de premier·ère·s arrivé·e·s seront automatiquement inscrit·e·s, sous réserve que le formulaire ait été rempli correctement et que les pièces aient toutes été fournies selon les modalités prévues. Nous vous enverrons un mail rapidement pour vous donner davantage d’informations (n’oubliez pas de consulter vos spams) ;
– les 25 % restant·e·s seront sélectionné·e·s par nos soins.

Pour ce faire, nous vous demandons dans le formulaire de cocher les catégories majeures et mineures qui correspondent à ce que vous présentez/vendez sur votre stand. C’est cela qui nous permettra de faire la sélection. Les réponses seront envoyées à partir du 9 juin.

Cette sélection n’est pas qualitative, nous ne jugeons pas ce que vous présentez sur votre stand selon des critères qualitatifs. Nous souhaitons seulement préserver une certaine diversité de contenu au sein de notre convention.

4) Discord

L’organisation de votre espace au sein du Discord de l’événement se fera via un second formulaire. Ce sera l’occasion pour vous de nous fournir les derniers éléments (nombre de participants, leurs identifiants Discord, etc.) qui confirmeront votre inscription à Y/Books.

5) Type de contenu

Dans le second formulaire, il vous sera demandé d’indiquer si le contenu de votre stand nécessite une mention NSFW (Not Safe For Work = pour public averti).

6) Présentation des exposants

Chaque exposant·e sera mentionné sur le site d’YBY Éditions, section Y/Books, avec son logo et un lien vers sa production.
Lors de votre inscription, vous serez amené·e à cocher les thématiques représentant au mieux votre stand, qui seront ensuite mentionnées sur le site pour vous présenter.

Vous devez nous fournir un visuel au format .jpeg ou .png en 150 x 150 pixels, en couleur ou en noir et blanc, que vous joindrez directement sur ce formulaire par un lien URL. Sans ce visuel, votre dossier ne sera pas entièrement validé.

À noter qu’une fois ces informations envoyées, aucune modification ou correction ne pourra être apportée.

7) Horaires et installation

Nous réserverons un temps en amont de l’ouverture de la convention pour vous permettre de vous familiariser avec la présentation du Discord, son fonctionnement et son organisation. Nous vous communiquerons les dates de cette « installation » ultérieurement.

Samedi :
12 h 30 – 13 h 30 : accueil des exposant·e·s
14 h : ouverture au public
22 h : fermeture au public

Dimanche :
12 h 30 – 13 h 30 : accueil des exposant·e·s
14 h : ouverture au public
20 h : fermeture au public

Merci de rester disponible jusqu’à la fermeture de l’événement.

8) Liste des pièces à nous fournir

Pour que votre inscription soit validée, vous devez nous fournir les documents suivants :
– visuel au format .jpeg ou .png en 150 x 150 pixels, en couleur ou en noir et blanc ;
– photocopie/scan bien lisible de la pièce d’identité recto/verso du ou de la responsable de stand.

Veuillez héberger les fichiers en ligne et nous fournir un lien valide pour nous permettre de les récupérer (lien Google Drive, Dropbox, etc.), ce sans mot de passe ou limite d’accès.
Les informations sensibles sont recueillies lors de votre inscription à des fins organisationnelles et ne seront accessibles qu’aux responsables exposant·e·s. Ces informations seront supprimées dès la fin de l’événement.

Une fois votre inscription reçue, nous vous enverrons un mail pour valider ou non votre stand.

Règlement

Article 1 – Généralités

Y/Books est une convention organisée par YBY Éditions, établissement secondaire de l’association à but non lucratif Event Yaoi. Elle se déroulera les samedi 4 et dimanche 5 juillet 2020 sur un serveur Discord dédié.

Les organisateur·rice·s se réservent le droit de refuser toute inscription sans avoir à motiver leur décision, mais aussi d’exclure tout exposant·e qui ne respecterait pas ce règlement, dont l’activité ne lui semblerait pas conforme au thème de l’événement ou qui risquerait de compromettre le bon déroulement de la manifestation.

Article 2 – Participation et stand partagé

Toutes les personnes présentes sur le stand doivent être majeures. À noter que les produits du stand doivent être essentiellement liés à la littérature ou à la culture LGBTQIA+.

La participation à l’événement n’est effective que lorsque ce formulaire a été envoyé dûment complété, ce qui comprend la signature du présent règlement (en cochant la case prévue à cet effet) et l’envoi des documents et visuels demandés selon les modalités prévues dans la partie Informations.

Les inscriptions sont acceptées du 22 mai à 11 heures jusqu’au 5 juin à minuit. Si, pour garantir la bonne organisation de l’événement, les organisateur·rice·s sont contraint·e·s de limiter le nombre de stands attribués, une fois le quota prévu atteint, une liste d’attente sera mise en place.

Le partage d’un stand par plusieurs entités est encouragé mais doit être déclaré auprès des organisateur·rice·s en amont de l’événement, de préférence dans le présent formulaire.

En outre, le ou la responsable du stand doit tenir personnellement son stand et ne pas céder ou partager celui-ci avec un tiers sans autorisation préalable des organisateur·rice·s.

En cas d’absence lors de l’événement, le ou la responsable du stand peut désigner un·e remplaçant·e. Iel devra impérativement prévenir YBY Éditions de ce changement avant le 28 juin 2020 inclus et fournir un scan de la carte d’identité du nouveau ou de la nouvelle responsable.

Article 3 – Annulation

Si l’exposant·e souhaite annuler son inscription, iel devra le faire par mail le plus tôt possible, afin que les organisateur·rice·s puissent agir en conséquence.

Article 4 – Organisation

L’accueil des exposant·e·s se fera de 12 h 30 à 13 h 30 le samedi 4 juillet et le dimanche 5 juillet. Un temps sera prévu en amont de ces dates pour leur permettre de s’installer et de préparer leurs salons.

L’événement fermera à 22 h le samedi et 20 h le dimanche. Les exposant·e·s s’engagent à rester disponibles jusqu’à la fermeture complète.
Au cas où il leur faudrait partir plus tôt, iels doivent en informer au plus tôt les responsables exposant·e·s.

Article 5 – Publicité

Les organisateur·rice·s se réservent le droit d’affichage sur tous les espaces virtuels de la convention.

Pour toute promotion d’un autre événement, une autorisation écrite doit être demandée aux organisateur·rice·s avant le 21 juin au plus tard.
Sans autorisation, le démarchage et la publicité sont formellement interdits.

Article 6 – Contrefaçon

En vertu des différents articles de loi protégeant la Propriété Intellectuelle, YBY Éditions se positionne contre la vente de toute contrefaçon dont aucun droit n’est perçu par les auteur·rice·s et producteur·rice·s d’origine. Par conséquent, tout·e contrevenant à cette règle pourra se voir exclure de la convention.

Article 7 – Responsabilité

Les organisateur·rice·s déclinent toute responsabilité pour tout accident, perte, dégât, vol concernant les biens des exposant·e·s intervenant pendant toute la durée de l’événement (installation et période d’ouverture au public), ainsi que tout dommage qui pourrait être causé à un tiers. Les exposant·e·s (responsable et membres de l’équipe) doivent être couvert·e·s par une responsabilité civile, ainsi que leur matériel éventuel pour toute la durée de l’événement (temps d’installation compris).
Les organisateur·rice·s déclinent également toute responsabilité en cas de défaillance ou de tout autre problème technique relatifs aux plateformes utilisées dans le cadre de la convention, à savoir Discord et Twitch.

Article 8 – Diffusion de musique sur votre stand

Nous portons à votre attention qu’il est interdit de diffuser de la musique non libre de droits (donc sous copyright) sur tout support audio ou vidéo sans l’autorisation des ayant-droits. N’hésitez pas à vous renseigner sur les conditions de diffusion de musique sur les plateformes externes (Twitch, etc.) afin de vous assurer de rester dans la légalité.

Les organisateur·rice·s déclinent toute responsabilité en cas d’usage de musique illégal par un·e exposant·e. Tout·e contrevenant·e s’engage à s’acquitter, en cas de contrôle de la SACEM ou de tout autre organisme habilité, des droits d’auteur·rice correspondants.

Article 9 – Protection des mineur·e·s

Le salon est interdit aux moins de 18 ans.
Le ou la responsable du stand doit être majeur·e, ainsi que tous·tes les membres affilié·e·s.

Nous encourageons les exposant·e·s à ne pas mettre en avant des articles pouvant heurter la sensibilité des personnes (horreur, pornographie, violence, images sujettes à phobies…). Dans tous les cas, les exposant·e·s s’engagent à les distinguer de manière adaptée : usage de balises de spoiler et d’avertissements, ou trigger warning, pour prévenir concrètement du contenu du spoiler.

À noter, à ce sujet, qu’YBY Éditions considère la poitrine et les tétons féminins et masculins sur le même plan : ils n’ont pas à être censurés !

Article 10 – Infractions

Toute infraction à ce règlement pourra entraîner la fermeture immédiate du stand, le bannissement des exposant·e·s du serveur Discord et une action judiciaire.

Article 11 – Loi française

La loi française s’appliquant en toute circonstance, tout ce qui est susceptible de poursuite dans le cadre de la loi est interdit lors de l’événement.